Selon Wikipédia, la gestion des actifs logiciels (Software Asset Management) est une pratique commerciale qui consiste à gérer et à optimiser l’achat, le déploiement, la maintenance, l’utilisation et la cession des logiciels au sein d’une organisation. Mais qu’est-ce que cela signifie vraiment et à quoi cela ressemble dans la pratique?
La gestion des actifs logiciels est un processus vital dans toute organisation. Comprendre la quantité de logiciels que vous possédez, les fournisseurs auprès desquels vous les achetez, les termes et conditions des contrats que vous avez signés avec ces fournisseurs, les limitations des programmes, les droits de licence et les droits d’utilisation, les besoins des utilisateurs vs les licences installées et l’exactitude de l’inventaire sont autant de fonctions essentielles de la gestion des actifs logiciels.
Les entreprises qui ne respectent pas leurs accords de licence peuvent se voir infliger des amendes massives, parfois de plusieurs millions de dollars, ou faire l’objet de poursuites judiciaires. Toutefois, pour de nombreuses organisations, la gestion des actifs logiciels est un défi lourd et complexe; et l’exécution d’un programme efficace est très difficile pour la plupart d’entre elles.
Une bonne stratégie de gestion des actifs logiciels est essentielle pour maintenir la conformité et pour éviter des frais de rajustement élevés et d’autres coûts de non-conformité.
1. Que sont les licences logicielles?
Les licences logicielles sont les accords qui permettent à une entreprise ou à un individu d’utiliser un logiciel propriétaire appartenant à un fournisseur. Ces accords dictent comment et où les entreprises peuvent déployer des logiciels, allant des systèmes d’exploitation sur chaque ordinateur de l’organisation aux logiciels de travail utilisés sur chaque équipement, mais peuvent également inclure des serveurs de base de données et d’autres infrastructures back-end. Les licences précisent également les types de tâches qui peuvent être effectuées avec le logiciel, la configuration du logiciel et les fonctionnalités que l’entreprise est autorisée à utiliser.
2. Être en conformité
Les entreprises doivent s’assurer qu’elles détiennent un nombre approprié de licences, soit pour le nombre d’appareils sur lesquels le logiciel est installé et utilisé, soit pour le nombre de personnes qui utilisent le logiciel. Historiquement, de nombreuses entreprises se sont principalement appuyées sur deux moyens pour tenter d’atténuer leurs risques liés au respect de leurs licences : pratiquer la sur-licence (mieux vaut prévenir que guérir) ou prévoir un budget annuel pour d’éventuels rajustements. Le non-respect de la conformité peut amener l’éditeur du logiciel à effectuer un audit logiciel, ce qui peut entraîner des frais massifs pour les entreprises dont des licences sont manquantes, sans compter la perturbation supplémentaire que représente l’audit de leur environnement logiciel.
3. La sur-licence
Il y a sur-licence lorsqu’une organisation achète plus de licences qu’elle n’en a besoin pour son environnement. Bien que cela garantisse la conformité de l’organisation, l’achat d’un nombre de licences supérieur aux besoins est une pratique coûteuse; surtout si l’on considère que ces licences ne seront pas utilisées. Une stratégie de gestion des licences efficiente permettra de s’assurer que votre entreprise ne paiera pas trop cher à long terme en ne conservant que le nombre de licences nécessaires.
4. Les rajustements
Si un éditeur de logiciels constate que vous n’êtes pas en conformité, un rajustement sera nécessaire pour régler la différence. Selon l’ampleur de la non-conformité, les rajustements peuvent coûter aux entreprises des centaines de milliers, voire des millions de dollars. Un inventaire précis, une maintenance adéquate et une évaluation régulière des besoins et de l’utilisation des logiciels garantissent que les coûts de rajustement ne vous pénalisent pas trop et peuvent aider à tenir les auditeurs à distance.
5. Renégocier vos contrats de licences logicielles
Pour avoir une bonne stratégie de gestion des actifs logiciels, il faut notamment comprendre comment renégocier les contrats de licence. Au terme de votre contrat de licences logicielles, vous aurez la possibilité de renégocier avec le fournisseur. Lorsqu’une organisation entame ces négociations avec une vue actuelle de ses besoins et de son utilisation en matière de logiciels et une vision de ses besoins futurs, ces informations peuvent être exploitées pour obtenir une meilleure tarification et peuvent contribuer à éviter l’achat excessif de licences nouvelles ou inutiles.
6. Maintenir votre conformité
Maintenir la conformité peut sembler une tâche ardue, mais une solide stratégie de gestion des actifs logiciels peut rendre la conformité beaucoup plus facile à gérer. La manière la plus prudente d’éviter les coûts de rajustement ou d’audit par un fournisseur peut sembler être d’acheter plus de licences que nécessaire; mais cela a un coût, surtout à long terme. À moins que l’organisation ne soit dans un cycle de croissance où un plus grand nombre d’employés seront amenés à consommer ces licences avant le prochain cycle d’achat, l’argent dépensé pour l’achat excessif de licences est gaspillé.
Une bonne pratique pour aider à maintenir la conformité devrait inclure la réalisation d’une auto-évaluation au moins une fois par an.