Étude de cas
Comment un manufacturier québécois syndiqué a maîtrisé la Loi 25
Protection des renseignements personnels
Développer, créer, déployer votre programme de conformité à la Loi 25 avec l'Équipe Necando
Dans un contexte où la protection des renseignements personnels est primordiale, une entreprise manufacturière québécoise syndiquée de 350 à 500 employés a relevé avec succès le défi de la conformité à la Loi 25. Grâce à une approche stratégique et une collaboration étroite avec son syndicat, elle a non seulement souscrit aux principes de la loi, mais aussi renforcé la confiance de ses employés et partenaires.
Le besoin
- Assurer la conformité avec la Loi 25 pour éviter des sanctions et protéger la réputation de l’entreprise.
- Gérer efficacement les renseignements personnels des employés et des fournisseurs dans un environnement multilingue (français, anglais, espagnol).
- Sensibiliser une main-d’œuvre syndiquée aux nouvelles obligations en matière de protection des données.
- Standardiser et sécuriser la collecte, le stockage et l’accès aux renseignements personnels.
La stratégie
Évaluation des risques
- Analyser les pratiques actuelles de gestion des données personnelles dans tous les services (RH, production, logistique).
Consultation syndicale
- Travailler en collaboration avec les représentants syndicaux pour assurer l’adhésion des employés aux nouvelles mesures.
Plan de formation multilingue
- Développer un programme de formation adapté aux trois langues parlées dans l’entreprise.
Mise en place d’un cadre de gouvernance
- Désigner un responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) et structurer les processus de gestion des données.
La solution
Support Juridique
- Consultation avec des experts en protection des données pour valider la conformité des politiques et pratiques.
Formation
- Déploiement de formations interactives en français, anglais et espagnol.
- Séances d’information adaptées aux employés de production, aux gestionnaires et aux équipes RH.
Processus
- Création d’un registre des renseignements personnels et des incidents de confidentialité.
- Élaboration de politiques internes adaptées aux réalités manufacturières et traduites en trois langues.
- Mise en place d’un protocole de gestion des demandes des employés concernant leurs données personnelles.
Technologie
- Renforcement des systèmes de cybersécurité pour protéger les données sensibles.
- Automatisation du suivi des consentements et de la gestion des accès aux renseignements personnels.
Les résultats
Conformité légale
- Certification de conformité obtenue avant la date limite, avec validation par un auditeur externe.
Réduction des risques
- Diminution de 50 % des erreurs liées à la gestion des renseignements personnels grâce à l’automatisation et à la sensibilisation.
Harmonisation des pratiques
- Processus de gestion des données standardisé dans toute l’organisation, facilitant la collaboration entre les équipes et la conformité continue.
Engagement des employés
- Taux de participation aux formations de 90 %, avec une meilleure compréhension des obligations légales.