Comment vos contrats logiciels sont-ils affectés par la COVID-19? – Necando

Comment vos contrats logiciels sont-ils affectés par la COVID-19?

Depuis mars 2020, nos habitudes de travail ont été remodelées, peut-être de façon permanente. L’industrie du logiciel a un nouveau paradigme à aborder et nous sommes d’avis que les éditeurs de logiciels effectueront de nouveaux audits et un examen minutieux des renouvellements en 2021.

En ces temps incertains, les principaux acteurs du monde du logiciel ont été réticents à aborder le nombre de licences et les frais de support en 2020. Nous nous attendons à ce que cette situation incite à un ajustement de leur comportement et engendre plus de pression pour capitaliser sur les revenus de logiciel non capturés. Chez Necando Solutions, nous serions heureux de vous aider à contenir cette menace et voici quelques conseils pour y parvenir.

Endroits où réduire les coûts logiciels pendant une crise

1. Contrats de maintenance
Pendant ces temps où il faut faire preuve de sagesse dans nos dépenses, l’examen de vos contrats de maintenance est un excellent point de départ. Si vous utilisez d’anciennes versions du logiciel en question, votre maintenance n’est rien d’autre qu’une politique de support coûteuse. N’oubliez pas que les éditeurs de logiciels réalisent des marges de 80 % sur le support et la maintenance, alors assurez-vous que c’est quelque chose dont vous avez réellement besoin. Nous avons vu plus d’un client payer des centaines de milliers de dollars pour utiliser une version vieille de cinq ans, sans plan de mise à niveau, et n’ayant passé que deux ou trois appels de support sur le produit en un an.

2. Contrats d’abonnement
Le diable est dans les détails, alors lisez votre contrat pour voir comment et quand vous pouvez réduire votre nombre de licences. Si le moment n’est pas opportun pour que votre contrat soit réorganisé, réfléchissez à des moyens d’amener votre fournisseur à négocier avec vous. Il est probable que les fournisseurs ne seront plus disposés à réduire les comptes à mesure que la crise touchera à sa fin.

3. Dépenses Cloud préengagées
Vous vous dirigez vers le Cloud? Étant donné que pouvoir travailler à distance est plus important que jamais, il peut être tentant de précipiter tout déploiement Cloud envisagé par votre entreprise. Cependant, se précipiter vers le Cloud est la façon dont nombre de nos clients se retrouvent avec des dépenses inutiles, ce qui est la dernière chose dont votre entreprise a besoin pour le moment. Étant donné que la transition vers le Cloud a souvent entraîné des pics de coûts imprévus, voyez si vous pouvez reporter tout déploiement Cloud pour vous éviter de payer des coûts imprévus en cette période de crise. Dites au fournisseur que vous souhaitez déplacer votre déploiement à l’année prochaine ou à l’année suivante, afin de permettre à votre entreprise de se concentrer sur des flux de trésorerie à plus court terme. Si votre entreprise est déjà située dans le Cloud, assurez-vous de ne payer que pour ce dont vous avez besoin; si vous découvrez quelque chose que vous n’utilisez pas, fermez-le, afin que vous puissiez arrêter de payer.

4. Envisagez de renouveler et/ou de prolonger vos contrats dès maintenant
Les négociations contractuelles devraient devenir plus rigides à la suite de cette crise alors que les éditeurs de logiciels auront du mal à récupérer les ventes perdues. Par conséquent, il est important de travailler en amont et d’ouvrir une négociation de nouvelles conditions avec vos éditeurs de logiciels dès que possible pour voir s’ils ne sont pas disposés à renouveler, ou au moins à prolonger votre contrat, compte tenu de la nature tumultueuse de la situation. Afin de mener à bien une négociation de contrat, vous aurez besoin de données d’inventaire précises et d’être en mesure de déterminer les besoins futurs de votre entreprise (du mieux que vous pouvez, compte tenu des circonstances). Cet exercice est réalisé en suivant un processus efficace de gestion des actifs logiciels.

5. Regardez les coûts de maintenance par rapport aux scénarios de rachat
Parfois, il est préférable de racheter une toute nouvelle licence plutôt que de payer pour l’entretien, en particulier lorsqu’il s’agit d’anciens contrats de support qui comportent des augmentations annuelles. Après plusieurs années, le simple fait de racheter la licence peut vous donner une plus grande valeur.

6. Optimisez votre infrastructure
Internet regorge actuellement d’articles sur la façon de rester occupé à la maison et l’organisation en fait partie. Le même principe peut être appliqué à votre infrastructure informatique. Éliminer tout le désordre et réorganiser votre espace pour qu’il soit plus rentable dès votre retour au bureau est un excellent moyen de réaliser des économies potentielles. Voyez si vous ne pouvez pas créer une grappe de développement ou regrouper des versions plus anciennes sur les mêmes Hôtes/Grappes, par exemple.

7. Révisez les contrats et toutes les clauses relatives aux licences ou aux coûts
Pendant que vous vous isolez ou que vous pratiquez la distanciation sociale, vous pouvez revoir vos contrats logiciels. Vous pouvez peut-être économiser de l’argent sur la Récupération après sinistre ou sur un produit de développement / test pour lequel vous payez des licences de production complètes. Il peut facilement y avoir d’autres types de licences qui peuvent vous faire économiser de l’argent auxquelles vous n’aviez même jamais pensé auparavant ou peut-être pouvez-vous négocier une clause d’utilisation spéciale pour la situation actuelle.

8. Support de licences non nécessaires
Si vous disposez de licences supportées par votre entreprise qui ne sont plus nécessaires ou utilisées, vous pouvez négocier un rehaussement. Cela peut vous procurer des fonctionnalités que vous pouvez utiliser immédiatement ou dont vous aurez besoin dans le futur.

9. Vérifiez votre environnement informatique pour détecter les fonctionnalités en double
Recherchez les domaines dans lesquels deux produits remplissent la même fonction, tels que les logiciels de sécurité. Envisagez d’utiliser les licences de sécurité de MS au lieu de Symantec / McAfee, par exemple. Le moment est venu de commencer à regrouper les fournisseurs afin de rationaliser votre structure de licences.

10. Révisez l’utilisation et les fonctionnalités
Négociez pour soustraire des contrats de maintenance les abonnements ou licences inutilisés. Vous pouvez aussi envisager de remplacer des versions avancées par des versions standards et ainsi réduire vos coûts. Il est plus important que jamais de ne payer que pour ce dont vous avez vraiment besoin.

BONUS – Augmentation annuelle des prix de support
Si votre contrat prévoit une augmentation de prix annuelle, négocier pour la faire retirer de votre contrat. Si vous avez signé un accord pluriannuel avec des prix croissants d’une année à l’autre, négociez le prix de l’année en cours, compte tenu de la situation.

Économiser grâce à la gestion des actifs logiciels

Pendant cette période de crise et le temps de reprise qui sera nécessaire par la suite, la gestion des actifs logiciels peut vous sembler un luxe coûteux. En fait, elle a le potentiel d’offrir à votre entreprise un retour sur investissement majeur. Ce n’est pas le moment d’avoir un environnement logiciel sous-licencié ou surlicencié, qui, quelle que soit la manière dont vous le faites pencher, vous mettra à risque de perdre de l’argent en payant de lourdes amendes d’audit ou en payant trop de licences. En mettant en œuvre avec succès la gestion des actifs logiciels, vous bénéficiez des avantages suivants:

1. Contrôle de vos logiciels
Vos dépenses ne sont plus dictées par ce que vous disent les éditeurs de logiciels, dont la principale motivation est que vous dépensiez de plus en plus d’argent avec eux. Au contraire, vos dépenses sont dictées par les besoins et les plans de croissance de votre entreprise. Cela procure un bénéfice important puisqu’il a été démontré que les entreprises sans un processus de gestion des actifs logiciels approprié gaspilleront ou sous-utiliseront environ 30 % de leur environnement de licences logicielles.

2. Réduction du risque de sécurité
Pouvez-vous imaginer une faille de sécurité en plein milieu de ce chaos? Ce serait tout à fait la situation reflet du dicton « un malheur ne vient jamais seul ». La gestion des actifs logiciels peut réduire le risque que votre entreprise soit exposée à une faille logicielle, car les pirates utilisent souvent des logiciels anciens et non répertoriés pour se faufiler dans votre environnement. La gestion des actifs logiciels peut être un atout précieux pour votre sécurité informatique puisqu’elle offrira une vitrine sur vos licences et leur utilisation, exposant ainsi toute activité malveillante.

3. Précision et tranquillité d’esprit
Ces temps difficiles peuvent conduire à beaucoup d’incertitude et la gestion des actifs logiciels peut, au moins, éliminer vos inquiétudes quant à vos logiciels. Si vous savez ce qu’il y a dans votre environnement logiciel et que vous savez que ce dernier fait son travail de la manière la plus efficace possible, vous serez prêt si vous êtes confronté à un audit.

Pour discuter de la gestion de vos actifs logiciels avec nos experts, communiquez avec nous pour solliciter un entretien particulier ou suivez la page Linkedin de notre société.

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